高校智慧檔案館概念解析及建設保障

邵婧　王旭州　趙嘉文

摘 要：高校智慧檔案館是在“云、物、大、智、移”等信息技術的推動下，檔案工作發展的必然結果。通過討論高校智慧檔案館的概念，分析高校智慧檔案館的特征，研究保障高校智慧檔案館建設的基本措施，以期與檔案同人深入探討高校智慧檔案館建設問題，為高?！半p一流”建設提供信息支撐，為教學、科研、管理提供高效、便捷、精準的檔案服務。

關鍵詞：高校智慧檔案館;特征;建設保障

檔案事業正在遵循自己的固有規律穩步發展，按照傳統檔案館、數字檔案館、智能檔案館、智慧檔案館的順序有序進化。傳統檔案館是在人工操作的基礎上，從事檔案的“收集、存儲、管理、利用”工作;數字檔案館是在傳統檔案館的基礎上運用數據處理技術構建一個數字空間，實現從環境信息、檔案信息到應用信息的全部數字化管理，為檔案資源共享服務提供有效支撐;智能檔案館是在數字檔案館基礎上運用感應技術，初步實現傳統檔案的智能管理，推動檔案信息化建設的深入發展;智慧檔案館是在智能檔案館的基礎上綜合運用“云、物、大、智、移”等信息技術，有效感知及時處置檔案信息，實現檔案工作的人物互聯、感知處置、智能樓宇、應用中心、泛在服務功能。高校智慧檔案館是公共智慧檔案館在高校中的具體運用，是在智慧校園基礎框架下，把高校檔案館建設成為學校的文化服務中心、信息共享中心和資源利用中心，奠定檔案館在高校中的歷史文化資源基礎地位。

吳軍在《智能時代——大數據與智能革命重新定義未來》一書中提出“數據是文明的基石，人類對它的認識反映了文明的程度”。高校智慧檔案館建設的核心是檔案智慧化，檔案智慧化是沿著檔案——數據——信息——知識——智慧方向發展的過程。檔案通過整理轉換為數據，數據經過處理構成富有含義的信息，信息經過選擇、歸納、整合形成了知識，根據已有知識，利用獲取信息，經過分析評判，解決未曾解決的問題則形成了智慧。高校智慧檔案館的構建過程實質上就是實現檔案智慧化的過程。

一、高校智慧檔案館的概念

隨著信息技術迅速發展，智慧檔案館的概念應運而生。目前，業界對智慧檔案館并無公認的定義，學者對此見仁見智。畢娟認為智慧檔案館是運用信息技術，以服務公眾為目標，注重資源整合、業務協同、信息共享，創建高效安全的檔案信息服務平臺;錢毅認為智慧檔案館是在繼承傳統實體檔案業務和數字檔案業務的基礎上，利用信息技術實現檔案智能管理，提供檔案智慧服務的檔案管理體系;楊來青等學者認為智慧檔案館是采用物聯網和云計算等信息技術智能管理多元檔案資源、具有感知與處置能力、提供智慧檔案服務的檔案管理模式;牛力、裴佳勇從管理、對象、技術三個維度對數字檔案館和智慧檔案館進行了對比分析，認為二者之間既有聯系又有區別，并且提出智慧檔案館應當通過應用信息技術，實現檔案管理全方位的智慧化，推動檔案服務能力的飛躍。上述理論研究成果說明智慧檔案館是信息技術發展的產物。高校智慧檔案館的概念是參照公共智慧檔案館的理念提出的，它是公共智慧檔案館在智慧校園中的具體運用。不同的是公共智慧檔案館是基于智慧城市建設的檔案信息工作平臺，高校智慧檔案館是基于智慧校園建設的檔案信息工作平臺，二者的數據架構基礎不同。公共智慧檔案館的服務對象是社會大眾，高校智慧檔案館的服務對象是師生員工和校友同人，二者的檔案需求并不完全相同。從傳承檔案文化的視角觀察，高校代表著先進文化的發展方向，高校智慧檔案館建設應該引領社會智慧檔案館建設。因此，筆者認為，高校智慧檔案館是以豐富的檔案館藏資源為基礎，以智慧校園基礎設施為支撐，以感知處置信息技術為標志，以高效便捷地滿足檔案利用需求為目的，提供檔案內容信息、載體信息、環境信息、管理信息泛在服務的檔案管理系統。高校檔案資源是一種多元化的信息資源，它既包括傳統檔案和電子檔案的內容信息、載體信息及校園記憶信息，又包括檔案管理信息、檔案應用信息及樓宇管理信息。智慧校園基礎支撐功能是運用“云、物、大、智、移”等信息技術感知挖掘、綜合分析、提煉萃取各類檔案信息，并將其用于高校決策、日常管理和教育教學工作。高校智慧檔案館的“智”可以概括為智能感知與告知，高校智慧檔案館的 “慧”可以概括為聰明應對與處置。高校檔案利用需求是在檔案 “收集、存儲、管理、利用、反饋、監督”過程中各類信息的價值體現，這些需求既能讓檔案利用者感知獲取檔案背景信息及檔案內容信息，滿足利用需求，又能讓檔案管理者感知獲取檔案運行信息及檔案管理信息，促進檔案管理的不斷升級，推動檔案利用的泛在服務。

二、高校智慧檔案館的特征

高校智慧檔案館是高校檔案館建設的高級形態。它是運用信息技術、結合檔案業務、感知用戶利用需求，并根據工作經驗和工作預案擇優處置檔案內容信息、載體信息、管理信息，提供檔案利用泛在服務的綜合管控系統。這一系統使高校檔案的“收集、存儲、管理、利用、反饋、監督”發生了革命性變化。

1.人物互聯——感知交互處置智慧化

高校智慧檔案館是以物聯網、互聯網、移動互聯網技術為基礎，構建一個互聯互通的校園網絡，實現人人互聯、人物互聯、物物互聯。即通過數據處理技術，智能感知檔案內容，迅速識別、選擇調取、整合利用檔案信息。通過檔案信息特征解析平臺和檔案利用管理平臺，智能評價檔案內容相關性、檔案利用許可性和利用途徑合理性，據此提供高質量的檔案信息服務。通過應用RFID（射頻識別）技術，智能感知識別、跟蹤定位、監控管理檔案載體，實現檔案與檔案工作者、檔案與庫房、檔案與檔案、檔案與用戶、檔案工作者與用戶、用戶與用戶之間的智能感知與交流互動，進而實現對檔案工作者、館庫、設備、檔案、用戶等高效便捷的全面感知、實時監控與及時交流，深化人員管理、檔案管理、資產管理、庫架管理、環境管理等檔案管理工作，為高校校園管理提供信息服務。

2.智能樓宇——館庫環境管理智能化

高校智慧檔案館是利用智能樓宇技術構建綠色、環保、便捷、安全的現代檔案管理體系。智能樓宇在智能照明設施、智能密集架系統、智能盤點系統、溫濕度控制調節系統、空氣質量監控系統、漏水監控系統、臭氧消毒系統、設備異常報警系統、消防監控滅火系統、視頻監控系統、防盜報警系統、門禁智能管理系統等多方面為智慧檔案館建設提供技術支撐。高校智慧檔案館得益于物聯網技術和智能樓宇技術的發展，極大填補了智能庫房物理管理和空間管理的空白，有效改善了館庫空間人工管理現狀。檔案信息技術的發展，有效解決了檔案資料智慧“收集、存儲、管理、利用、反饋、監督”等問題，通過解析檔案內容信息、檔案載體信息、樓宇管理信息，及時反映檔案運行情況，提示檔案運行風險，改進檔案運行管理，優化檔案運行系統，為高?！半p一流”建設提供信息支撐。

3.智能平臺——館藏資源利用便捷化

傳統檔案館藏為高校智慧檔案館提供了豐富的檔案實體資源，數字檔案館藏為高校智慧檔案館提供了基礎的數據信息資源，RFID和智能樓宇等信息技術為高校智慧檔案館提供了檔案存儲利用的智能系統。高校智慧檔案館融合了館藏檔案實體、檔案數字化成果、檔案數據信息、RFID和智能樓宇等信息技術，實現了檔案智慧收集、智慧管理、智慧利用、智慧保護、智慧監管服務，其在后臺可以建立跨系統的應用集成端口，實現跨部門的信息共享、跨館際的信息服務、跨庫網的互聯互通，突破了檔案管理的信息壁壘，消除了檔案“信息孤島”現象，創造了檔案信息泛在利用的良好環境。同時，通過高校智慧檔案館的智能感知功能有效監控檔案工作流程，檔案信息保密措施，檔案庫房管理機制，確保檔案及其信息的安全，支持高校教育科研工作的深入發展。

4.用戶中心——檔案泛在服務高效化

高校智慧檔案館的靈魂是在育人為本前提下，構建以學校特色歷史文化為標志的文化服務中心、信息共享中心和資源利用中心。其主要特性表現在以下兩個方面：一是服務內容泛在化。高校智慧檔案館利用云計算、大數據、語義分析等信息技術，主動推送利用者感興趣的檔案專題，使其不僅成為檔案利用、檔案證明的機構，而且成為信息與資源的匯聚中心，師生校友可以利用智慧檔案系統享受檔案咨詢、文獻查閱、文件調閱、史實追憶、休閑閱覽等檔案服務;二是服務方式現代化，高校智慧檔案館立足檔案育人的宗旨，從被動等待利用者上門求助，到主動推送檔案信息為利用者服務。通過檔案網站、電子郵件、微信、微博、手機等移動客戶端口，開展不受時空限制的資源檢索、檔案查詢、信息獲取、檔案證明等遠程服務，構建了新形態的檔案管理和檔案服務機制，極大方便了師生校友利用各類檔案信息，從而對外提供智慧個性的檔案泛在服務，對內實施高效智能的檔案管理工作，為優化教育教學管理提供借鑒范式。

三、高校智慧檔案館的建設保障

1.輿論保障——做好檔案宣傳

在高校智慧檔案館建設研究中，必須注意檔案宣傳的先導作用。重視做好高校領導的檔案宣傳工作，使其看到檔案工作面臨的機遇和挑戰，以檔案工作服務領導決策為中心，用檔案工作的成效引起領導的重視。積極做好內設機構的檔案宣傳工作，努力為內設機構職能工作提供服務，尋求他們在制度、技術、人員等方面的支持。扎實做好師生員工的檔案宣傳工作，積極宣傳檔案法規政策、檔案服務內容、檔案利用方式，講好檔案背后的故事，傳承檔案蘊含的民族精神，培養師生的家國情懷，啟迪師生員工為“國家富強、人民幸福、個人安居樂業”而努力學習和工作。從而贏得他們對檔案工作的認可、理解和支持。奠定高校智慧檔案館建設的輿論基礎。

2.經費保障——爭取經費支持

高校智慧檔案館建設與高等教育發展是相輔相成的，教育經費的投入是建設高校智慧檔案館的基礎。高校檔案部門必須積極爭取高校領導站在高等教育發展的角度有效支持智慧檔案館建設，積極爭取內設機構及其職能部門在智慧校園總體框架的基礎上，把智慧檔案館建設納入智慧教學資源建設范疇，規范建設技術架構，制定扶持傾斜政策，加大建設經費投入，拓寬建設融資渠道，積極引入社會資本，鼓勵校友同人和相關企業捐資助建或者集資參與高校智慧檔案館建設，堅持?？顚Ｓ?，加強資金監管，提高使用效益，分步有序推動高校智慧檔案館建設工作。

3.技術保障——規范技術標準

高校智慧檔案館建設必須符合智慧校園總體技術標準，堅持創新實用研究方向，重點突破新一代信息技術在檔案管理工作中的應用，注重整合科技力量，強化檔案專題研究，打好檔案信息技術應用攻堅戰;必須與智慧校園其他工作系統互聯互通，加強檔案數據治理，有效整合各類數據資源，解決數據分類安全存儲、數據顆粒度細化、電子文件與電子檔案一體化管理等問題，規范檔案數據收集、存儲、管理、利用流程;必須具備強大的數據運算能力、數據存儲能力、數據傳輸能力、安全運行能力、應用擴展能力。因此，高校智慧檔案館建設只能是在智慧校園基礎上構建智慧檔案工作平臺，即基礎設施、支撐平臺、應用平臺、應用終端等四位一體的智慧檔案管理系統，為高校檔案工作智慧化提供技術支撐。

4.制度保障——健全規章制度

制度是一切工作的運行準則。在以檔案法為基礎、以相關法規為主干、以單位規章為分枝的檔案法規制度體系保障下，高校智慧檔案館建設才能分步有序進行。因此，必須堅決貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，充實完善《檔案法實施辦法》《科學技術檔案工作條例》《普通高校檔案管理辦法》等檔案法規，建立健全《檔案信息收集制度》《檔案信息管理制度》《檔案信息發布制度》《檔案管理保密制度》《檔案系統維護制度》《檔案人員崗位責任制度》等規章制度。在智慧校園建設的基礎上，在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的指導下，檔案部門應該通過制訂檔案工作發展計劃，規范檔案工作日常管理，實行檔案工作定崗定責定員制度，為推進高校智慧檔案館建設提供制度保障。

5.人員保障——提高人員素質

人是一切工作的核心要素，高校智慧檔案館建設需要管理型人才、復合型人才、技能型人才、創新型人才的支撐。為了加強檔案隊伍建設，必須不斷完善檔案繼續教育制度，推動檔案教育資源共享，促進檔案教育培訓和互聯網融合發展。以人才強檔工程保障高校智慧檔案館建設，堅持走教育培訓、考核提高、引進吸收、輪換轉崗、提高素質的路子。通過教育培訓錘煉檔案人員忠誠、干凈、擔當的政治品質，不斷提高政治判斷力、政治領悟力、政治執行力。通過教育培訓不斷提高檔案人員的檔案編研、檔案文化資源開發利用及檔案育人能力;通過教育培訓不斷提高檔案人員的檔案信息技術水平，實現檔案資源泛在利用功能;通過定期考核激發檔案人員繼續學習的積極性，不斷提高檔案人員的綜合素質;通過引進吸收高層次專業人才從事檔案工作，提升檔案隊伍整體工作水平。通過輪換轉崗加強實踐鍛煉，培養復合型檔案工作人才。從而為高校智慧檔案館建設提供人員保障。

隨著信息技術的深入發展，智慧校園建設已經開始提上重要議事日程，高校智慧檔案館建設更是勢在必行。但是，高校智慧檔案館建設是一項復雜的工作，涉及信息基礎設施建設、信息資源整合、信息安全保障等諸多技術問題。因此，高校智慧檔案館建設研究是一項重要而艱巨的工作，需要我們通過艱苦的努力，推動這項工作的順利開展。

參考文獻：

[1]吳 軍.智能時代：大數據與智能革命重新定義未來[M].中信出版社，2016

[2]畢 娟.智慧城市背景下智慧型檔案館建設初探[J].北京檔案，2013

[3]錢 毅.智慧檔案館全域對象與建設層級分析[J].檔案學通訊，2019

[4]楊來青，徐明君，鄒 杰.檔案館未來發展的新前景智慧檔案館[J].中國檔案，2013

[5]牛 力，裴佳勇.面向服務的我國智慧檔案館建設探析[J].檔案學研究，2018

（作者單位：西北大學）

基金項目：本文為2020年中國高等教育學會檔案工作分會基金項目《高校智慧檔案館建設路徑研究》（項目編號：ZGD-YB-2020-037）的階段性成果。

作者簡介：邵婧（1983—），女，漢族，陜西西安人，碩士，館員，研究方向：檔案管理與檔案信息化;王旭州（1970—），男，漢族，陜西富平人，碩士，副研究員，研究方向：檔案管理與校史研究;趙嘉文（1995—），女，漢族，陜西西安人，碩士，館員，研究方向：高校檔案管理。